Как выжить первые месяцы в должности финансовой директор на новом месте и не сойти с ума?
В этой публикации хочу обсудить, как избежать выгорания и преждевременного ухода, если вы перешли на новую позицию. Нужно понимать, что в нынешних реалиях 2024 года (санкции, форс-мажоры, проблемы с международными платежами) прочти все компании являются сложными с точки зрения баланса «текучки» и «проектов».
Второй момент, появляются новые бизнесы и молодые руководители, совершенно отличные по стилю управления и требованиям от тех, к которым вы уже привыкли на протяжении долгой карьеры. А уж если до вас вообще не было в штате финансового директора, то вы для них как «волшебник в голубом вертолёте». #карьера #финансовыйдиректор
Есть конкретные шаги, которые помогут не только выжить в первые полгода без глазного тика и желания ругаться матом, но и блестяще пройти испытательный срок. Особенно в случае, когда вы договаривались на проектные цели и задачи, а по ходу придётся сначала разбираться с бардаком и корректировать процессы.
Ниже — дружеский чек-лист по наведению порядка без выгорания.
📌1. Разбери, что где «валяется» и «горит синим пламенем»
Первым делом — осознай, что вокруг происходит. Не суйся сразу во все «странные ситуации, требующие немедленного разрешения», т.к. потушить все очаги возгорания разом не получится.
Начни со своего отдела, посмотри на финансовые процессы и сотрудников: кто чем занимается, где затыки с информацией и безопасностью, какие есть обязательства перед другими службами. Тебе нужно чётко понимать, какие проблемы кричат «срочно!» и требуют внимания здесь и сейчас, а что может подождать. Приоритеты и функциональная матрица RACI в помощь.
Потом, поговори с CEO, и со смежными топ-менеджерами. Определи, что они от тебя ОЧЕНЬ ждут, как от обслуживающей функции. Это важная часть твоего текущего должностного функционала (за неё тебе в основном платят), плюс, ты решаешь проблемы бизнеса.
Ну и главное, сделай экспресс-диагностику проблем компании, чтобы была «картинка сверху», а не отдельные фрагменты мозаики.
📌2. Подчинённые: Кто работает, а кто имитирует или занимается не нужной деятельностью
Проведи быстрый аудит сотрудников финансового департамента. Запроси их ДИ, проведи интервью.
Определи ключевых людей, на которых можно положиться. Выдели тех, кто замедляет работу или не приносит ценности (их нельзя увольнять в период испытательного срока, но взять на «карандаш» и думать о замещении/ротации в перспективе).
Разработай краткосрочный план оптимизации: для тех, кто неэффективен, установите четкие и простые критерии оценки их работы, сроки выполнения задач (напр, регулярные отчёты).
Организуй работу через распределение зон ответственности, чтобы каждый понимал свою роль и задачи (про матрицу RACI я уже упоминала, теперь нужно её переделать на более рациональный вариант).
📌3. Автоматизация — как быть, если тебя нанимали главным образом ради этого?
Ты пришёл автоматизировать управленческий учёт, но, в результате видишь, что эта задача сейчас не в приоритете. Слишком много нужно времени на подготовку к проекту. Тем не менее, не советую «забрасывать» проект, т.к. первое, что скажет тебе собственник/CEO при увольнении: «Ты обещал нам внедрить и автоматизировать УУ, и где же результат?»
Начни с самого очевидного: что с экономией времени и энергии может сделать автоматизация? Составь подробный план и обсуди с руководителем (грубо, продай ему идею, т.к. руководитель редко до конца понимает цену и истинную стоимость проектов. Это потом поможет и при сопротивлении сотрудников).
Разработай этапы и создай проектную группу с регулярными коммуникациями, чтобы уже через пару месяцев были заметны первые результаты. Это нужно и для CEO, чтобы показать: процесс пошёл.
Поддерживай регулярную связь с ИТ-департаментом и подрядчиками — без них твоя автоматизация так и останется на уровне первичных «хотелок» тех.заданий.
Жёстко «застолби» время на проект — хотя бы несколько часов в неделю, присвой высокий приоритет.
Умножай время на 2, поскольку по ходу могут вылезти косяки и проблемы, без урегулирования которых невозможно двигаться дальше.
📌4. Фокус на кэш и реструктуризацию кредитов.
Если у компании нет «кислорода» для нормальной деятельности, то один из твоих первых вызовов — разобраться с планированием денег и банковским финансированием. Без этого ни о каких «автоматизациях» речи быть не может.
Основная цель-понять истинные причины кассовых разрывов, для этого мы анализирует несколько последних лет и делаем прогноз на ближайшие 6-12 месяцев, увязав фин.модель с потребностями в оборотном капитале.
К слову, хорошо проработанная финансовая модель дает возможность быстро вникнуть в бизнес-модель и увидеть риски и возможности!
Далее — сесть за стол переговоров с банками. Перед этим оцени всё, что можно сделать: реструктуризация, грейс-период, отсрочка платежей, снижение ставки за счёт замены кредитного продукта, вывод/замена залогового обеспечения для новых кредитов. Тут главное — показать банкам, что ты адекватный CFO, и у тебя есть чёткий план действий, объяснить причины возникших проблем компании. Если сумма долга приличная (хотя бы несколько миллионов долларов:)- то банк будет сам заинтересован помочь компании урегулировать ситуацию, чтобы не создавать резервы.
Разработай план реструктуризации долгов и доложи CEO. Не забудь указать возможные риски и последствия во всех сценариях.
📌5. Креативные операционные задачи от CEO — угроза твоему здоровью в первые 6 месяцев.
Все срочные операционные задачи, которые CEO пытается на тебя скинуть в порыве радости, будут мешать. А их будет много, причем самых неожиданных (за рамками твоего функционала), в самое неожиданное время (например, твой босс страдал ночью бессонницей, и ему пришла в голову гениальная мысль…) .
Как не утонуть в текучке?
Фильтруй задачи:
- делаю лично (срочно или не срочно)
- делегирую подчиненным, но с контролем сроков и качества.
- беру на подумать… эээ… может быть эта задача и не будет уже так актуальна через неделю?
- твердо отказываю, объяснив причины.
Установи границы: не бойся объяснить CEO, что твоё драгоценное время лучше потратить на проекты, которые двигают компанию вперёд или снижают риски, а не на ежедневные «срочные» просьбы. Главное — делай это сразу, культурно и уверенно.
Всё, что можешь, передавай своим подчинённым, обучая их по ходу. Это «убьёт» сразу двух зайцев — снизит твою загрузку и вырастит в команде компетенции.
📌6. Скажи «нет» корпоративному футболу.
Первые полгода тебе придётся показать, что ты не финансовый директор «на побегушках». Коллектив может быть токсичным, и непрофессиональным — каждый руководитель будет пытаться спихнуть на тебя свои задачи. Или, в мягком варианте- «повесить обезьяну тебе на плечо». Это когда сотрудник (твой смежник или подчиненный) со слезами на глазах говорит, что не знает, как и приступить к такой трудной задаче, просит помочь, объяснить, пожалеть, утешить….
И ты про себя гордо думаешь:» кто же, как не я это сможет сделать, кругом одни придурки».
Прямо на старте установи правила игры. Ты здесь для своей работы, а не для того, чтобы разгребать чужие бардаки. Вежливо, но твёрдо отправляй всех, кто «перепутал» свои задачи с твоими, к тем, кому это на самом деле нужно.
Проясни коллегам- что должен делать финансовый директор (лучше собрать всех сразу на корпоративный семинар). Чёткие зоны ответственности минимизируют поползновения переложить на тебя работу.
Не позволяй затягивать тебя в «корпоративный футбол», где каждый пытается избежать новых или неперспективных задач (обычно, на стыке ответственности подразделений). Напоминай, кто за что отвечает.
📌7. Показывай свою значимость для компании.
Вот это АРХИ-важно: чтобы люди не подумали, что результаты просто сами по себе происходят, подчёркивай свой вклад без ложной скромности, но будь объективным- если ты делал(а) с коллективом, упоминай своих коллег.
Публично докладывай о результатах. Проводится встреча с CEO? Используй её, чтобы чётко показать, какие изменения ты уже инициировал и каких успехов добился.
Регулярные отчёты с цифрами — твоё секретное оружие. Документируй успехи и вехи проектов (письменно) и не стесняйся демонстрировать их. Это не хвастовство — это демонстрация реальных достижений.
Пусть руководство и команда видят, как именно твоя работа двигает компанию вперёд.
Помогай коллегам из других подразделений- твоя цель, чтобы они через месяц говорили: «Как мы до сих пор обходились без нашего фин.директора?»
📌8. Не работай круглосуточно и без выходных.
Сколько бы дел ни было, на первых этапах очень легко поддаться соблазну «жить на работе». Нормальный здоровый человек не может месяцами работать по 10-12 часов, без выходных без последствий для своего здоровья. Так что следи за собой.
Организуй своё время так, чтобы не закапываться в рабочие вопросы и не успевать без переработки. Выходи из офиса вовремя, бери перерывы (в том числе во время пустых совещаний).
Делегируй задачи команде — ты не супергерой. Команда должна выполнять свои задачи, а не ты за них. Учись доверять людям.
Время от времени устраивай «перезагрузку». Если чувствуешь, что мозг перегревается, дай себе паузу. Это не слабость, это инвестиция в твою эффективность.
Находи поводы для радости, маленькие победы, новый опыт- это поможет тебе чувствовать удовлетворение, это как награда за тяжелые испытания. Стимулируй себя и позволяй небольшие излишества. (Одна моя знакомая ФД в период такого аврала после 12-14 часов работы оставалась на ночь в отеле бизнес-центра).
📌9. Построй отношения с топ-менеджментом и инвесторами
Тебе нужно, чтобы ключевые игроки были на твоей стороне. Так что выстраивай отношения сразу:
Регулярно встречайся с CEO, держи его в курсе прогресса. Показывай не только результаты, но и рассказывай о проблемах и их решениях, чтобы показать: ты всё контролируешь.
Акционеры тоже хотят видеть результаты. Делай отчёты прозрачными и информативными, чтобы они видели, что их деньги в надёжных руках.
📌10. Определи смысл работы и цели на испытательный срок.
Почему я не поставила этот пункт на первое место?
Смысл- это совпадение твоих ценностей и личных целей с тем, что именно ты делаешь в данной компании. Наличие смысла не даст сойти с дистанции. Тебя тяжело- но ты понимаешь, ради чего тебе эти испытания, и что будет потом (максимизация опыта, денег, вывод карьеры на новый уровень, реализация уникального проекта и проч.)
Чтобы не впадать в хаос, тебе нужны чёткие цели, иначе через три месяца не разберёшь и не вспомнишь, что сделал, а что нет.
Определи 3-5 реалистичных ключевых показателя (KPI) на испытательный срок и на первые полгода/год: реструктуризация долгов, подготовка к автоматизации процессов, оптимизация команды и улучшение отчетности — это хороший старт.
Установи промежуточные результаты и продумай, что нужно достичь через 1 и 3 месяца, а что — к окончанию полугода.
Утверди цели с CEO и собственниками, чтобы все понимали, какие результаты от тебя ожидаются.
Желаю всем находить свои смыслы, своих идеальных работодателей и проходить испытательный срок без проблем для самооценки и здоровья.
Автор. Наталия Гуринович